Toimisto on ELT — Work — Ohjeet

Asiakkaat (kontaktit ja kohteet)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Asiakkaat (kontaktit ja kohteet)#

ELT:n asiakkaiden tieto jakautuu kahteen tasoon:

Contacts (res.partner) — yritys / yksityishenkilö, yksi taho
Locations (fsm.location) — yhdeltä asiakkaalta voi olla useita kohteita (esim. taloyhtiöllä monta osoitetta)

Asiakkaan luonti#

Contacts → Create.

Pakolliset:

Name — yritysnimi tai henkilönimi
Company / Individual — radio-valinta tärkeä Netvisor-sync:n kannalta
Address — pää-laskutusosoite

Suositellaan:

Y-tunnus (yritykset, muodossa 1234567-8) — tarvitaan Netvisor-yhteyteen
VAT — jos eri kuin Y-tunnus (esim. ulkomaa)
Sähköposti — laskut menevät tänne
Puhelin — asentajan tarvitsema

**Älä käytä company.partner_id:tä tai vastaavaa "pohjapartneria" fsm.location.partner_id-kenttänä.** OCA fieldservice propagoi nimi-/active-muutokset partner ↔ location välillä, joten jos viesti vaihtuu paikan myötä, koko yrityksen nimi saattaa muuttua. Tämä on iso bug-lähde aiemmin (200.x).

Kohteen (location) luonti#

Yhdellä asiakkaalla voi olla 1‑N kohdetta. Kohteen luonti:

Tuotteet ja varastot

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Tuotteet ja varastot#

ELT:n tuotekatalogissa on 170 000+ tuotetta — valtaosa tuotuna LVISnet-tukkujen kautta. Manuaalisesti syötetyt tuotteet ovat erikoismittauksiin tarkoitettuja tai LVISnet:in ulkopuolisia (esim. omat työvälineet, kalusto).

Tuoteperhe#

Odoo erottaa kaksi tasoa:

product.template — “abstrakti” tuote (esim. “Nibe S1255 -lämpöpumppu”)
product.product — variantti (esim. eri värit, kokoluokat — ELT:llä useimmiten 1‑1 templateen)

Yleisesti ottaen ELT käsittelee tuotteita templaten tasolla.

Tuotteen luonti#

Inventory → Products → Create.

Pakolliset:

Name — esim. “Nibe S1255 16 kW lämpöpumppu”
Internal Reference (default_code) — eli sähkönumero
Sales Price — myyntihinta
Cost — hankintahinta (jos varastoitava)
Type — Consumable / Storable / Service

Suositellaan:

LVISnet-tukkuhintojen tuonti

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

LVISnet‑tukkuhintojen tuonti#

LVISnet on suomalaisten LVI- ja sähkötukkujen yhteinen hinta‑ ja tuotekatalogi. ELT käyttää sitä saadakseen reaaliaikaiset tukkuhinnat asentajien PWA:n tuotehakuun: kun asentaja skannaa viivakoodin kohteessa, hän näkee oikean tukkuhinnan ja saatavuuden.

Tuemme näitä tukkuja: Onninen, Dahl, Ahlsell, Sonepar.

Miten tuonti toimii#

Field Service → LVISnet → Fetch Sources näyttää tukkujen listan. Jokaiselle tukulle on:

Active-flag: pitääkö LVISnet:n hakea automaattisesti?
Last run -tila ja päiväys
Pricelist johon hinnat tallentuvat
Wholesaler -kytkös (tukkukauppa Odoo-puolella)

Automaattihaku on kuukauden 1. päivä klo 21:25 (_cron_fetch_all). Hae manuaalisesti jos LVISnetistä on tullut tieto väliaikuisesta hinnanpäivityksestä:

Laskutus (myyntilaskut)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Laskutus (myyntilaskut)#

ELT laskuttaa pääosin kahdesta lähteestä:

Field Service tehtävät — kun työ on valmis, tehtävän tunnit + kulut + tuotteet siirtyvät laskulle
Suorat laskut — esim. kausilasku sopimusasiakkaalle, ennakkomaksu, ei tehtäväpohjaista

Tyypillinen flow: tehtävästä laskuksi#

Asentaja kuittaa tehtävän valmiiksi (state = “Valmis”).
Työnjohtaja hyväksyy tunnit ja kulut viikoittain (Hyväksynnät).
Toimisto luo laskun:
- Avaa tehtävä → Action → “Create Invoice”.
- Odoo luo account.move-rivin (Draft-tilassa).
- Asentajan kirjaamat tunnit × asentajan tuntihinta, kulut ja tuoterivit siirtyvät automaattisesti.
Tarkistus: avaa Draft-lasku.
- Tarkista että rivit, hinnat, ALV-luokat ovat oikein.
- Resolution-teksti (asentajan kirjoittama yhteenveto) näkyy laskun otsikossa / muistiossa — asiakas näkee tämän.
Confirm: Action → Post.
Lähetys asiakkaalle ja Netvisoriin:
- Lähetys asiakkaalle: Action → Send & Print (PDF + sähköposti).
- Netvisoriin: katso Netvisor-integraatio.

Laskun rakenne#

Odoon account.move:n osat:

Netvisor-kirjanpitointegraatio

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Netvisor-kirjanpitointegraatio#

ELT:n kirjanpito tehdään Netvisor:ssa, mutta tehtävien laskutus, palkanlaskenta ja varastonhallinta tehdään Odoo:ssa. Tämän sillan rakentaa netvisor_integration -moduuli.

Mitä missäkin suunnassa#

Suunta	Mitä	Aikataulu	Tila
NV → Odoo	Ostolaskut	Päivittäin 06:00	✅ Aktiivinen cron
NV → Odoo	Maksu-status	Päivittäin 07:00	✅ Aktiivinen cron
Odoo → NV	Myyntilaskut	Automaattinen + manuaalinen	✅
Bi-suuntainen	Asiakkaat sync	Manuaalinen wizard	✅
Bi-suuntainen	Tuotteet sync	Manuaalinen wizard	✅
Odoo → NV	Palkanmaksu	Kuukausittain 1. päivä 08:00	⚠ Cron pois päältä, manuaalinen aktivointi
Odoo → NV	Kulut ostolaskuina	–	⚠ Cron pois päältä

Asetukset (vain admin)#

Settings → Netvisor Integration.

Palkanlaskenta (HR Payroll)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Palkanlaskenta (HR Payroll)#

Palkanlaskennassa tunnit + kulut + sopimuspalkka koostetaan palkkalaskelmiksi (hr.payslip). Tämän jälkeen ne siirtyvät Netvisoriin maksatusta varten.

Kuukausirytmi#

Tyypillinen kuukausi:

Päivä	Tehtävä
1‑31	Asentajat kirjaavat tunteja PWA:sta, työnjohtaja hyväksyy viikoittain
30‑31	Toimisto sulkee kuukauden, varmistaa että kaikki on hyväksytty
1. seuraavan kk:n	Palkkalaskelmien luonti edellisen kuukauden datasta
1.–5.	Palkkalaskelmien tarkistus, korjaukset
5.–10.	Lähetys Netvisoriin maksatusta varten
14./15.	Palkka maksuun (Netvisorin kautta)

Palkkalaskelman luonti#

HR → Payroll → Payslips → Create.

Laitteet ja takuut

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Laitteet ja takuut (maintenance.equipment)#

Asentajan rekisteröimät laitteet (lämpöpumput, ilmastoinnit, sähköpääkeskukset…) tallentuvat maintenance.equipment-malliin. Toimistosta nähdään kokonaisuus, takuutiedot ja huoltohistoria.

Yleisnäkymä#

Maintenance → Equipments.

Lista näyttää kaikki ELT:n rekisteröimät laitteet:

Name — laitteen kuvaus + sarjanumero
Category — laitetyyppi (lämpöpumppu, ilmastointi, jne.)
Customer — asiakas (kohde)
Install date — asennuspäivä
Warranty date — takuun voimassaolon päättyminen
Active orders — montako tehtävää joissa tämä laite mainittu

Asiakaskohtainen laitelista#

Asiakkaan formista Equipment-välilehti näyttää kaikki hänen kohteissaan olevat laitteet. Helppo etsiä “millä asiakkaalla on Nibe S1255”.

Ylläpitäjälle (admin)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Ylläpitäjälle (admin)#

Tämä osio on tarkoitettu järjestelmänvalvojalle (group_system). Sisältää operatiivisia toimia jotka eivät kuulu päivittäiseen toimistorutiiniin.

Uusi käyttäjä#

Settings → Users & Companies → Users → Create.

Pakolliset:

Name + Login (yleensä sähköposti)
Password (tilapäinen, käyttäjä vaihtaa)

Oikeudet rooleittain:

Rooli	Tarvittavat ryhmät
Asentaja	`fieldservice.group_fsm_team`, `stock.group_stock_user`, `hr.group_hr_user`*
Työnjohtaja	+ `fieldservice.group_fsm_manager`
Toimisto (laskutus)	+ `account.group_account_invoice`
Toimisto (täydet)	+ `account.group_account_manager`, `hr.group_hr_manager`
Admin	+ `base.group_system`

* hr.group_hr_user tarvitaan tuntien ja kulujen kirjaamiseen omasta nimestään.