Tehtävien luominen ja jakaminen#
Tehtävät luodaan tyypillisesti toimiston puolelta asiakkaalta tulleen pyynnön mukaan (puhelu, sähköposti, asiakkaan portaali). Työnjohtaja vastaa siitä että jokaiselle tehtävälle löytyy sopiva asentaja ja että työ etenee.
Tehtävän luonti#
Field Service → Orders → Create tai pikalinkki landingilta.
Pakolliset kentät:
| Kenttä | Tarkoitus |
|---|---|
| Customer | Asiakas (kontakti). Jos uusi, luo ensin Contacts:iin |
| Location | Asiakkaan kohde — jos useita, valitse oikea |
| Description | Lähtötiedot asentajalle — mitä on tehtävä, mistä alkaa |
| Scheduled date | Suunniteltu aloituspäivä — vaaditaan planning calendar:iin |
Vapaaehtoiset:
- Type (sähkötyö, lvi, jne.) — vaikuttaa raportointiin
- Hours estimate — auttaa kalenterissa kestolaskennassa
- Priority — Low/Normal/High/Urgent
- Assigned to — pääasentaja (voi jättää tyhjäksi → “Unassigned”)
- Tags — vapaa luokittelu
Tehtävän kohdistaminen asentajalle#
Kolme tapaa:
1. Suoraan formista#
Form‑näkymässä Assigned To -kentän kautta. Yksi nimi, näkyy
asentajan PWA:ssa heti.
2. Drag & Drop planning calendariin#
Avaa Planning Calendar, vedä tehtäväkortti asentajan riville oikealle päivälle. Kalenteri päivittää kohdistuksen + päivän. Katso Suunnittelukalenteri.
3. Jätä “Unassigned” → asentaja ottaa itse#
Jos jätät kohdistuksen tyhjäksi, tehtävä näkyy kaikkien asentajien “Vapaat tehtävät” -listassa PWA:ssa. Asentaja klikkaa “Ota tehtäväkseni” → kohdistus tehdään.
**Vapaat tehtävät -strategia** sopii kun haluat asentajien valita itse millä järjestyksellä työt etenevät — joskus parempi kun yritetään optimoida kalenteria etukäteen. Mutta varo: jos kukaan ei ota tehtävää, se jää roikkumaan.
Pääasentaja vs. apuasentaja#
Pääasentaja vastaa tehtävästä — hänen tuntinsa ja kulunsa ovat ensisijaisia, hän on yhteyshenkilö asiakkaaseen.
Apuasentajaa voi olla 1‑5. Kutsutaan tehtäväkohtaisesti, hänen tuntinsa kirjautuvat tehtävälle. Katso Apuasentajan kutsuminen.
Tehtävänumerointi#
Numero on muotoa FO%03d — esim. FO001, FO023, FO156. Numero asetetaan automaattisesti luontihetkellä, ELT:n omasta sequencestä. Numerot eivät ole peräkkäisiä globaalisti vaan ELT-sisäisesti (toimisto näkee viimeisimmän käytetyn numeron).
**Älä yritä muuttaa tehtävänumeroa luonnin jälkeen!** Se kytkeytyy kaikkiin alirivin viittauksiin (tunnit, kulut, laskutus). Numeron muuttaminen yleensä rikkoo eheyden.
Kuvauksen kirjoittaminen — vinkkejä#
Kuvaus on asentajan päätieto kohteeseen lähtiessä. Hyvä kuvaus:
- Yksilöi mitä tehdään (verbinä): “Asenna lämpöpumpun ulkoyksikkö”, “Tarkista vesivuoto kylpyhuoneessa”.
- Mainitsee mistä alkaa kun saapuu: “Asiakas avaa oven, ulkoyksikkö varastoituna talon takana”.
- Sisältää yhteyshenkilön ja puhelinnumeron (jos eri kuin asiakkaan oma).
- Antaa erityishuomiot: “Avain laatikossa kaapin alla”, “Kissa karkaa ulko‑ovesta”.
Vältä:
- “Asiakkaan kertoma”-tyyppinen kopiointi ilman selvennystä.
- Liian tekninen jargon jos toimisto kirjaa ja asentaja ei tunne tukkukauppakieltä.
Resolutionin kirjoittaminen (asentajan vastuu)#
Asentaja kirjoittaa resolution-kentän — yhteenvedon siitä mitä hän teki. Tämä päätyy laskulle asiakkaalle. Työnjohtaja tarkistaa, muokkaa tarvittaessa, hyväksyy.
(Tämä on Description ↔ Resolution -järjestelmä joka on edelleen kehityksessä — saatat nähdä yhä vanhaa työnkulkua jossa pelkkä description riittää.)
Tehtävän peruminen#
Jos asiakas peruu:
- Avaa tehtävä.
- Action → Cancel (yläosan napit) tai vaihda Status arvoon “Cancelled”.
- Kirjoita syy chatteriin.
Peruttu tehtävä jää listalle historiaan. Sen voi avata uudestaan jos tilanne muuttuu, mutta yleensä luodaan uusi.